ARCHIWIZACJA ELEKTRONICZNA

Dlaczego archiwizacja elektroniczna

Wiele firm i instytucji w trakcie codziennej działalności boryka się z problemem rosnącej ilości dokumentów w formie papierowej. Dotarcie do potrzebnej informacji jest coraz trudniejsze, zajmuje coraz więcej czasu, a czasami jest wręcz niemożliwe ze względu na rozproszoną lokalizację czy fizyczne zniszczenie dokumentu.

Wszystkie opisane problemy rozwiązuje własne archiwum elektroniczne, w którym zamiast oryginalnych dokumentów używane są ich elektroniczne kopie. Korzyści, jakie płyną z archiwizacji to:

szybkie wyszukiwanie dokumentów po wielu kryteriach
możliwość przeglądania tego samego dokumentu przez kilka osób jednocześnie
wyszukiwanie powiązane umożliwiające np. odnalezienie wszystkich dokumentów tego samego kontrahenta
kontrolowany dostęp do dokumentów - przeglądanie archiwum dozwolone jest tylko dla osób o określonym poziomie uprawnień

Jak powstaje archiwum elektroniczne

Dokumenty papierowe są zamieniane na wersją elektroniczną w procesie skanowania.

Do powstałych w ten sposób obrazów wprowadzane są dane indeksowe, które wykorzystywane są do wyszukiwania dokumentów. Indeksem mogą być dowolne dane wskazane przez Klienta, jednak najczęściej jest to: imię, nazwisko, pesel, numer umowy lub inne specyficzne dane pozwalające zlokalizować szukany dokument.

Tak opisane dane trafiają do aplikacji, która instalowana jest u Klienta. Opcjonalnie dane mogą zostać wyeksportowane do ustalonego formatu i zaimportowane do aplikacji już istniejącej.