PORADNIK

Archiwum elektroniczne dokumentów

Spośród wielu potrzeb odczuwanych przez firmy funkcjonujące na dynamicznie zmieniającym się i bardzo konkurencyjnym rynku jedną z najważniejszych jest konieczność zapewnienia wysokiego poziomu obsługi Klienta. To dzięki dobrze obsłużonym, a co za tym idzie zadowolonym i tym samym lojalnym Klientom, jesteśmy w stanie umocnić swoją pozycję na rynku w czasie recesji i zdobyć przewagę nad konkurencją. Rozwiązanie proponowane przez Scientific Services, polegające na elektronicznej archiwizacji dokumentów dotyczących Klientów pozwala na znaczne podwyższenie jakości obsługi Klienta przy jednoczesnym obniżeniu jej kosztów.

W każdej firmie dokumenty dotyczące Klientów wykorzystywane są nie tylko do obsługi tychże Klientów, ale również do realizacji innych zadań wewnętrznych w firmie. Powoduje to konieczność ciągłego sięgania do oryginałów dokumentów, co naraża je na wielokrotny transport, a co za tym idzie - zniszczenie. Sytuacja komplikuje się jeszcze bardziej, jeżeli wykorzystywane jest zewnętrzne archiwum dokumentów, gdzie każdorazowe wypożyczenie oryginałów wiąże się z dodatkowymi kosztami. Dzięki archiwum elektronicznemu, archiwum fizyczne będzie zdecydowanie mniej wykorzystywane w zakresie wyszukiwania dokumentów, co przełoży się w efekcie na obniżenie kosztów.

Wdrożenie systemu archiwum elektronicznego nie oznacza rezygnacji z przetrzymywania wersji papierowych dokumentów zgodnie z wymogami polskiego prawa. Zapewnia jednak dużo szybsze i bardziej efektywne korzystanie z informacji zawartych na zgromadzonych dokumentach.