PORADNIK

Od czego zacząć?

Tworzenie profesjonalnego archiwum elektronicznego wymaga posiadania "know how" oraz kosztownego zaplecza technologicznego.

Poniżej przedstawiamy poszczególne etapy procesu archiwizacji elektronicznej dokumentów. Jednocześnie na schemacie poniżej przedstawiono schemat wykorzystania systemu archiwum elektronicznego

a) Stworzenie systemu do obsługi archiwum elektronicznego

W momencie rozpoczęcia realizacji projektu konieczne jest zaprojektowanie i stworzenie systemu informatycznego, w którym przechowywane będą obrazy dokumentów z możliwością ich wyszukiwania i emisji. System dostosowany do szczegółowych wymagań firmy i jej działalności może mieć zarówno charakter scentralizowany jak i rozproszony z dostępem np. przez Internet. Sposób dostępu do zasobów zgromadzonych w systemie dostosowany powinien być do charakterystyki Klientów i obszaru działalności

Po zainstalowaniu systemu archiwum elektronicznego dokumentów w firmie konieczne jest przeszkolenia osób korzystających z zakresie użytkowania określonych aplikacji.

b) Przygotowanie dokumentów do archiwizacji elektronicznej i fizycznej

Wszystkie dokumenty dotyczące danego Klienta muszą zostać zarchiwizowane. Proces ten składa się z przygotowania dokumentów do archiwizacji fizycznej poprzez spakowanie ich w teczki np. 1 teczka=1 Klient a następnie w pudła archiwizacyjne. Przed umieszczeniem dokumentów w archiwum fizycznym zostają one poddane procesowi skanowania opisanemu poniżej.

Każdy dokument, teczka oraz pudło archiwizacyjne musi mieć nadany unikalny numer, który umożliwi szybkie odnalezienie dokumentu np. dokument nr 1, teczka nr. 543, pudło nr 20034.

W ten sposób powstaje ścieżka dostępu do dokumentu w archiwum fizycznym 1/543/20034, która powinna być zarejestrowana w bazie archiwum elektronicznego.

c) Skanowanie i indeksacja dokumentów

Każdy archiwizowany dokument podlega skanowaniu, czyli procesowi tworzenia elektronicznej bazy obrazów dokumentów. Następnie z danych zawartych na dokumentach do bazy danych wprowadzone muszą być indeksy, czyli dane, po których możliwe będzie wyszukanie danego obrazu dokumentu lub ich grupy z bazy danych. Odpowiednie wyznaczenie informacji, które posłużą w przyszłości jako indeksy jest niezwykle ważne, aby zapewnić możliwość swobodnego i elastycznego wyszukiwania dokumentów.

Proces obsługi Klienta przy wykorzystaniu archiwum elektronicznego - schemat

Chcesz wiedzieć więcej? Skontaktuj się z nami: biuro@scientific.pl