Odbieranie i przetwarzanie zgłoszeń

Proces ten składa się z trzech podstawowych części:

  • Odbiór oraz przygotowanie korespondencji do procesu wprowadzania /sortowanie/

    • Niezależnie od tego jaką technikę wprowadzania wybierzemy, odebrane kupony, formularze muszą być odpowiednio przygotowane do wprowadzania danych. Podczas tego etapu korespondencja jest otwierana, przeliczana i sprawdzana pod względem możliwości wprowadzania danych do systemu i poprawności wypełnienia.

  • Wprowadzanie danych

    • Jest to element kluczowy dla całego procesu, ponieważ od niego zależy jakość naszej bazy. 
    Wprowadzanie danych może być realizowane tradycyjną metodą, tzn. poprzez ręczne wprowadzenie danych do bazy bądź z wykorzystaniem technologii OCR, tzn. automatycznego rozpoznawania znaków przez odpowiednie oprogramowanie. Obie techniki umożliwiają wprowadzanie danych przy zachowaniu wysokich standardów jakościowych; warunek jest jeden - musi istnieć odpowiednio zaprojektowany i dostosowany do istniejących warunków proces wprowadzania danych.

    Uzyskana różnica to wysoka efektywność technologii OCR, której "ręczne wprowadzanie" nie jest w stanie dorównać.

    Dodatkowo w procesie skanowania pominięty zostaje etap rozdawania i zbierania kuponów od operatorów, dzięki czemu mamy większą kontrolę nad dokumentami, które na bieżąco są archiwizowane i jednocześnie zostaje osiągnięty wyższy próg bezpieczeństwa danych. Pewnym ograniczeniem technik skanowania jest konieczność dostosowania formularza, ale tutaj elastyczność nadal jest bardzo duża a więc nie jest to zbyt uciążliwe.

  • Archiwizacja dokumentów papierowych

    • Jeśli zamierzamy przetwarzać dane naszych Klientów zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, musimy uzyskać ich zgodę. Wypełniane formularze zawierają klauzulę "Wyrażam zgodę na przetwarzanie...". Podpisane przez Klienta, stają się dokumentem, dowodem na to iż uzyskaliśmy jego aprobatę.

    Każda baza danych wykorzystywana do komunikacji marketingowej musi mieć swoje odzwierciedlenie w przechowywanych dokumentach. W ten sposób powstaje archiwum dokumentów papierowych. Musi być ono tak przygotowane i przechowywane aby bez problemu można było odnaleźć kupon każdego zarejestrowanego w bazie Klienta, oraz aby spełniało wymogi bezpieczeństwa.

    Przykład »

    Chcesz wiedzieć więcej? Skontaktuj się z nami: biuro@scientific.pl



Wprowadzanie danych | Skanowanie dokumentów | Archiwizacja elektroniczna | Hosting baz danych | Oprogramowanie na PDA | Sitemap