PORADNIK

Podstawowe zmiany

Jakie zmiany w obsłudze Klienta wprowadza system archiwum elektronicznego?

Firma, która funkcjonuje w oparciu o archiwa fizyczne zdecydowanie więcej czasu musi poświęcić na obsługę Klienta, szczególnie wtedy, kiedy udzielenie informacji wiąże się z koniecznością odnalezienia dokumentu, np. umowy. W przypadku posiadania dużych zbiorów jest to kosztowne oraz pracochłonne. Wymaga zaangażowania dodatkowych osób, które odnajdą dokument i po jego wykorzystaniu dokonają ponownej archiwizacji. Dla Klienta oznacza to długi czas oczekiwania na potrzebną informację i konieczność ponownego kontaktowania się z firmą, bądź oczekiwania na kontakt ze strony pracownika działu obsługi Klienta. Obie sytuacje generują dodatkowe koszty zarówno po stronie firmy jak i po stronie Klienta, a dodatkowo mogą prowadzić do niezadowolenia Klienta z jakości obsługi.

Dzięki zastosowaniu archiwum elektronicznego dokumentów unikamy straty czasu oraz zmniejszają się wyraźnie dodatkowe koszty. Archiwum elektroniczne pozwala na odnalezienie obrazu dokumentu w trakcie pierwszej rozmowy z Klientem. Czas oczekiwania na udzielenie informacji jest krótki i przez to podnosi jakość obsługi Klienta. Dodatkowo firma nie ponosi kosztów związanych z odnalezieniem fizycznego dokumentu i ponowną jego archiwizacją oraz ryzyka związanego z zaginięciem oraz uszkodzeniem dokumentu. Rośnie również efektywność pracy działu obsługi Klienta, który zaoszczędzony czas może poświęcić na obsługę kolejnych Klientów.

Chcesz wiedzieć więcej? Skontaktuj się z nami: biuro@scientific.pl